Como ocurre con la mayoría de las grandes empresas logísticas, el sector de la distribución farmacéutica es uno de los grandes consumidores de papel y cartón del último siglo: embalajes, facturas, fichas de pedidos, catálogos, albaranes… La lista de usos es larga, aunque gracias a la digitalización y automatización de procesos, las cantidades han podido reducirse.
Un ejemplo es el centro que Cofares tiene en Fuencarral (Madrid), capaz de reciclar más de 1.500 toneladas de cartón y 88 toneladas de papel al año. Con ello se evita la tala de unos 27.000 árboles, el gasto de 445.000 litros de agua, de unas 640 toneladas equivalentes de petróleo (TEP) y más de 11 millones de kilovatios-hora, necesarias para su producción, según los cálculos estimados por organizaciones como Greenpeace.
Así lo ha explicado Juan Jorge Poveda, vocal de Distribución del COF de Madrid, en la mesa informativa Actividad sostenible: Paperless. El también director del Gabinete de Dirección de Cofares ha participado en la V Jornada Profesional de Distribución organizada por el Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos, que ha centrado su temática en la sostenibilidad como parte fundamental de la actividad en el sector.
“Para ser sostenibles, tenemos que hacer todos los esfuerzos posibles para reducir el consumo de papel y cartón en nuestras empresas, porque la fabricación de este material tiene un gran peso en la deforestación del planeta y en los 15.300 millones de árboles que se talan anualmente”, advierte Poveda.
El peso de lo digital
Para abordar este reto, el portavoz del COF de Madrid ha recordado la necesidad de apostar por la tecnología y la documentación digital. “Todos estamos intentando eliminar el papel en la realización de los pedidos con distintas soluciones. Por ejemplo, con terminales de mano que van indicando a cada operario desde el ordenador central lo que tienen que hacer, qué recoger, qué productos escanear, reconfirmar unidades, etc.”.
Según su experiencia, la inversión a realizar para instalar todos estos elementos es grande, pero compensa. “No sólo son de gran utilidad por ese ahorro de papel, sino también para agilizar otros procesos internos de la empresa a través de la automatización. Además, el nivel de errores disminuye considerablemente”, ha explicado Poveda.
Este ha asegurado que en el caso concreto de Cofares, el descenso en el consumo de papel gracias a la digitalización de documentación tramitada con las oficinas de farmacia ha sido del 40%. “A través de la plataforma digital que compartimos con los clientes es más fácil enviar albaranes, facturas, extractos de sección de crédito, abonos, etc. Tienen la misma validez jurídica, es mucho más rápido y el coste es menor”.
Aunque también ha recordado que cuando se cambian los sistemas de comunicación con socios y clientes es importante darles la formación necesaria para que conozcan su funcionamiento. “No obstante, las farmacias van a tener dos facilitadores para potenciar la transformación hacia lo digital: los cambios legislativos, como los de los vales electrónicos de estupefacientes, para los que van a tener que adaptarse sí o sí. Por otra parte, saben apreciar la utilidad de esos servicios de factura on line que los distribuidores les estamos ofreciendo, por su comodidad y rapidez.
Otras alternativas
El papel se ha eliminado también del ámbito comercial y de las reuniones: catálogos comerciales, ofertas, pedidos especiales, informes… “La pandemia nos ha ayudado a muchos a aprender a funcionar con sistemas de almacenaje en la nube, como Drive, o a compartir diapositivas a través de Zoom o Teams”, ha reconocido Poveda.
Otro de los ejemplos adoptados en la planta de Fuencarral de Cofares que ha sido de gran efectividad ha sido el de la eliminación de impresoras personales y su sustitución por zonas únicas de impresión. “Es una medida que no gustó, pero que ha dado un resultado espectacular: hemos reducido el gasto de papel en este ámbito un 87%, además del considerable ahorro en cartuchos de tóner y en electricidad”.
Por otra parte, ha recomendado la creación de repositorios de documentación digitalizada, liderados por un buen gestor documental. “Al digitalizar contratos, acuerdos y otros documentos antiguos que guardábamos en papel conseguimos un considerable ahorro de espacio. Pero siempre debe hacerse bajo la supervisión de los especialistas jurídicos para cumplir con todas las normativas, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), y que esa documentación que ya tenemos sea válida legalmente".
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