La selección de proveedores es una de las estrategias fundamentales para optimizar la gestión de compras de la oficina de farmacia. Es una negociación activa que empieza por la evaluación de todos ellos para saber cuáles son los más adecuados para cada negocio. Así lo aseguró Belinda Jiménez, farmacéutica y consultora en Asefarma, que ejerció como ponente principal en el webinar Negociación con proveedores celebrado el miércoles por vía on line
Durante su intervención, Jiménez desglosó una serie de parámetros útiles que se deben en cuenta para la realización de esta evaluación, por ejemplo, la disponibilidad geográfica. También los precios, las condiciones económicas y las fórmulas de pago que nos ofrezca cada uno de ellos, incluyendo en este caso la flexibilidad que ofrezcan a la hora de negociar, algo que se debe hacer de forma constante.
“Es importante conseguir que el producto se autofinancie en la compra directa, lo ideal es intentar negociar con el proveedor que nos aplace el pago de las facturas durante el tiempo de previsión de venta del producto que nos hayamos marcado”, explicó. A todo ello añadió como punto a evaluar las condiciones del suministro: número de repartos que nos puedan ofrecer al día, puntualidad, errores, etc. “De nada nos sirve tener unas buenas condiciones de precio si no se cumple correctamente con el suministro”.
Otro punto a tener en cuenta es la extensión del catálogo de productos y capacidad de suministro de los proveedores, analizando la cobertura que ofrece cada proveedor. “Si tiene un catálogo extenso, realizaremos mayores pedidos y, a raíz de ello, las condiciones pueden mejorar”, aseguró la ponente. De la misma forma, hay que tener muy en cuenta la capacidad de resolución de incidencias, porque si es muy limitada, tarda mucho en resolverse o desemboca en una mayor pérdida de tiempo para el farmacéutico puede hacer perder puntos al proveedor.
“No podemos olvidarnos del abastecimiento, la capacidad que tenga para servir el producto siempre que se necesite; de los canjes y devoluciones, si son procesos ágiles, si los abonos se realizan en tiempo y forma, si son fáciles de seguir, si nos permiten canjear productos que en un momento dado no hayan rotado por otros que rotan más, etc”. En definitiva, hay que valorar que los proveedores no entorpezcan los procesos internos de la oficina de farmacia, “al contrario, han de facilitarlos”.
Prestación de servicios
La especialista de Asefarma también recomendó estar muy pendientes de la prestación de servicios de los proveedores: desde la facilidad de lectura de facturas y albaranes hasta la formación que ofrecen para saber vender su producto, pasando por las condiciones del embalaje de los productos recibidos. “Y no puede faltar el apoyo promocional y las ofertas, ya que ayudan a generar ventas de cara al público”.
Por otra parte, Jiménez explicó que es positivo trabajar con empresas que dan importancia a la innovación constante y que tienen capacidad de adaptación a los cambios que aporta la tecnología, porque es garantía de buen servicio a largo plazo. Igual que también conviene ir de la mano de laboratorios y proveedores capaces de cerrar acuerdos de colaboración en el que pueda generarse un beneficio para ambas partes.
La negociación
Según la experta, una vez seleccionados los proveedores hay que preparar el discurso para la negociación, que puede generar distintas situaciones. “Si vemos que la otra parte renuncia a gran parte de sus beneficios, podemos aprovechar la situación, pero no tirar demasiado de la cuerda, porque podemos provocar una ruptura de la negociación o que sea poco duradera en el tiempo”.
Si una de las dos partes huye de la negociación activa, hay que intentar hacer entender que “si no hay predisposición no se va a llegar a buen puerto”. Y lo mismo puede ocurrir si es poco flexible y sólo intenta reconducir la negociación hacia sus intereses. “La fórmula óptima es la del negociador colaborador, ya que en este caso ambas partes buscarán un equilibrio y que se respeten los intereses de cada uno”, afirmó Jiménez.
No obstante, antes de sentarse a negociar hay que marcarse una serie de pautas. Hay que planificar y definir previamente los objetivos de la compra y diseñar un discurso que sea claro y concreto, delimitando los objetivos compartidos. Es importante analizar bien lo que se va a tratar en la reunión y negociar en función de los objetivos y de una estrategia, pero nunca de forma emocional.
También hay que ser empático y tener tacto y aplomo con el vendedor, ser pacientes y escucharle, hasta el punto de provocar que se expongan todas sus bazas, es decir, conseguir toda la información que traiga para tener más margen de movimiento. Finalmente, hay que pensar en realizar la compra según el beneficio de los productos, ser consciente de que el transcurso del tiempo siempre juega a favor del vendedor y, lo más importante, aprender a decir que no si la situación lo requiere.
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