El Servicio de Farmacia de Atención Primaria de Barcelona Ciudad se ha convertido en el primero en España en conseguir la certificación europea de calidad ISO 9001:2015 en uno de sus procesos de trabajo más innovadores: la dispensación personalizada de medicamentos mediante un sistema automatizado de multienvasado con la finalidad de garantizar la máxima seguridad de las personas usuarias.
Como explica a este medio Ester Amado Guirado, responsable del Servicio de Farmacia de Atención Primaria de Barcelona Ciudad, "la semilla de la certificación se plantó en febrero de 2020", cuando asistieron a un curso sobre la certificación ISO 9001:2015 organizado por el Instituto Catalán de la Salud (ICS), pero la pandemia supuso un parón para el desarrollo de la gestión de calidad. "Lo retomamos en 2021, después de los meses más intensos de la pandemia, así que podríamos decir que nos llevó un año conseguir la certificación, que llegó en febrero de 2022", recuerda.
Ser el primero en algo no es fácil, por eso CF ha hablado con Amado Guirado para, así, ayudar a los que venga después, aportándoles los consejos y pasos que tienen que seguir para alcanzar el mismo objetivo. Fijarse en cómo lo han hecho otros y no cometer los mismos errores allana un camino complicado de por sí.
Conocer a fondo la norma
El primer paso que debe darse en el camino de la certificación comienza con tener un conocimiento a fondo de la norma, "hacerlo extensivo dentro del equipo y tener la posibilidad de aprender de otros y dejarse ayudar por otras experiencias dentro de su campo", aconseja la farmacéutica de AP.
Respecto a la norma, aclara que no es específica para los servicios de farmacia sino que es "para todo tipo de empresas, sean del sector que sean, ya que se trata de un sistema de gestión de la calidad sin limitaciones por tipología de empresa ni actividad". De hecho, en la guía ISO 9001 para la pequeña empresa, de AENOR Ediciones, se indica que la ISO 9001 "es utilizada en unos 176 países para empresas y organizaciones grandes y pequeñas, en los sectores público y privado, por fabricantes y proveedores de servicios de todos los sectores de actividad". Según este texto, "el objetivo de la ISO 9001 no es imponer algo totalmente nuevo a la organización". Y lanzan este mensaje: "Un sistema de gestión de la calidad no es más que un medio para alcanzar los objetivos establecidos para la organización y no un fin en sí mismo. Un sistema de gestión de la calidad, por sí mismo, no conducirá forzosamente a una mejora de los procesos de trabajo o de la calidad de su producto. No solucionará todos los problemas. Es sólo un medio para facilitar la adopción de un enfoque más sistemático de cara a los objetivos de su actividad".
Ir por fases, mejor
Amado Guirado explica a este medio que, cuando comenzaron con el trabajo de creación de documentación relativa a la norma ISO 9001:2015, se dieron cuenta de que era necesario priorizar sus procesos, por lo que para llegar al objetivo deseado de certificación total, lo tenían que hacer en dos fases, "con el fin de garantizar una implementación exitosa de la norma en todo el servicio". Y empezaron, en primer lugar, con la certificación de la dispensación personalizada o individualizada de medicamentos mediante un sistema automatizado de multienvasado, por ser "uno de los procesos más críticos del servicio, ya que implica el renvasado de medicación" y, por lo tanto, se trata de la única actividad que realizan en su unidad "que requiere una manipulación de medicamentos que, en su gran mayoría, se dispensan al centro penitenciario" al que prestan soporte.
Según datos aportados por la experta, anualmente realizan cerca de 45.000 tratamientos individualizados/personalizados con el sistema automatizado de multienvasado. Diariamente, una farmacéutica es responsable de gestionar la dispensación de la medicación para, aproximadamente, 75 pacientes en el centro penitenciario, además de los kits protocolizados sin paciente asignado para stock en las unidades de atención, como, por ejemplo, los kits de interrupción voluntaria del embarazo".
Decidido el primer proceso que querían certificar, establecieron, a su vez, cuatro fases, que pueden servir para otros servicios de farmacia de AP que quieran seguir los pasos del de Barcelona:
- Fase de estudio: reunión con la dirección, valoración de la situación organizativa, objetivos, recursos y plazos del sistema de gestión de calidad y reunión con todo el equipo.
- Fase de elaboración: recogida de datos y creación de documentación.
- Fase de implementación: implementación, prueba/error.
- Fase de evaluación: auditoría interna y auditoría externa.
Implicar a todo el equipo
Para Amado Guirado, uno de los aspectos primordiales para conseguir esta certificación ha sido la implicación y acompañamiento de todo el equipo del Servicio de Farmacia. "Desde el primer momento, hemos querido que todos los profesionales estuvieran implicados en este proyecto y conocieran su objetivo principal. Por su puesto, hay profesionales cuya implicación ha sido mayor que la de otros por razones lógicas".
Dicho esto, asegura que todos los profesionales han participado y han sido informados de los avances que se han llevado a cabo a cada paso. Además, se nombraron a dos personas como responsables de calidad para liderar este proceso: Marta Lestón, como farmacéutica, y Mireia Pijoan, en el soporte de redacción".
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