Farmatic, Nixfarma, Bitfarma, Farmanager, IOFWin... los programas de gestión del farmacéutico son innumerables. A esto hay que sumar plataformas y webs para buscar medicamentos desabastecidos, gestionar recetas privadas, realizar formaciones, grupos de whatsapp... Faltan dedos de la mano (a veces de las dos) para contabilizarlos.
Eva Ruiz López, farmacéutica y responsable del departamento de Consultoría y Formación de Asefarma, señala que "el número de sistemas que conviven varía de unas farmacias a otras y depende mucho del interés del titular por la gestión empresarial de su negocio y la necesidad de ello, así como de la posible interacción entre ellos, aunque en alguna ocasión puede llegar a generar incompatibilidades".
"El número de sistemas que conviven varía de unas farmacias a otras y depende mucho del interés del titular por la gestión empresarial" (Eva Ruiz, Asefarma)
Por ello, aclara que "es conveniente seleccionar los más adecuados para cada perfil de farmacia y el uso que se pueda hacer de ellos, sin generar conflicto con su programa de gestión".
Restricciones
De hecho, existen autonomías muy restrictivas, como Galicia, donde la Administración no permite el acceso libre a internet desde el ordenador de la farmacia en el que están instalados los programas de gestión: "Los ordenadores para el procedimiento de la farmacia están todos conectados a la receta electrónica de Galicia. En ese sentido, no es internet libre. Por ejemplo, no puedes conectarte a la página de un banco. Algunas farmacias tenemos un ordenador externo en el despacho, con internet libre, pero sin conexión a la red de la farmacia", explica Santiago Leyes, presidente del COF de Orense. Todo esto se enmarca en la política de seguridad de receta electrónica (reflejada en el Decreto 206/2008, de 28 de agosto, de Receta Electrónica)", comenta.
"Los ordenadores de las farmacias de Galicia están todos conectados a la receta electrónica. No tienen internet libre" (Santiago Leyes, COF de Orense)
Sin embargo, Leyes explica que "aquellos proveedores que trabajen con un número determinado de farmacias pueden solicitar al colegio conexión para determinadas páginas". Sí permite acceder a las "que tienen un sentido: la de la Aemps, la Junta, Consejería, Hacienda, Seguridad Social... Se solicita accesos a los colegios. Hay unos criterios, un dossier técnico. Se hace las solicitud y, si no corresponde, se rechaza. También lo puede solicitar cualquiera por un tema personal".
Por ello explica: "Entre las tareas que tenemos en los colegios hay una que se llama el rol de Inet, con un sistema de rotación. Es la persona que se encarga de atender las consultas, dar o no el visto bueno; luego se comparte con el resto de colegios gallegos y se aprueba o no. Es un sistema riguroso, estricto, que tiene sus ventajas y desventajas. En seguridad estamos orgullosos, porque aporta mucha al sistema, pero con algunas limitaciones".
Inversión
¿Qué lleva a una farmacia a decantarse por un programa de gestión u otro? Mª Carmen Sáez Esteban, farmacéutica fundadora de Impulsa Tu Farmacia y cofundadora de la start-up Media Value (MV), una intranet gratuita recién presentada para titulares y resto de plantilla que ayuda contra los ladrones de tiempo, explica: "Cuando tú compras una farmacia, empiezas con el programa que hay, porque son costosos y normalmente no se hace esa inversión, a no ser que la persona esté muy enfocada a la gestión y quiera utilizar esas funcionalidades de seguimiento. En ese caso, opta por programas que le den más datos, pero son más caros en cuanto a la compra de la licencia y el mantenimiento".
"Cuando tú compras una farmacia, empiezas con el programa que hay, porque son costosos" (Mª Carmen Sáez, de MV)
Según señala, hablamos de miles de euros: desde un coste anual en torno a los 1.000 a otro de 10.000 euros, "en función del número de puestos de venta. Son inversiones grandes que impiden a las farmacias cambiar a sistemas más potentes. Y casi ninguna farmacia aprovecha toda la capacidad que tienen estos programas, por la dificultad técnica que suponen. La farmacia, en general, no está muy digitalizada".
Por ello, Ruiz López sostiene que "no se trata de acumular sistemas, apps y herramientas que no se vayan a utilizar porque, a la larga, ralentizarían la funcionalidad del programa de gestión de la farmacia; ello obligaría, por tanto, a invertir en un hardware capaz de absorber todos", dice.
En el mismo sentido, el farmacéutico Alberto Gómez Ureña, CEO cofundador de MV, detalla que si hablamos solo de programas de gestión, "el ERP (Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales) es una cosa. Pero luego está la plataforma de la receta privada, la página de la cooperativa, teniendo en cuenta que una farmacia trabaja de media en España con dos o tres mayoristas, que tienen sus cuotas. Nosotros, con MV no entramos tanto ahí, sino en la gestión interna".
A este respecto, indica que han hablado con farmacias "que emplean Microsoft to Do, Evernote o Trello solo para anotaciones; para calendario, algunas utilizan Outlook, pero no lo suelen sincronizar porque es más complicado que un Google Calendar, que sí está más instalado en las farmacias. Pero ¿qué implica esto? Que el farmacéutico titular tiene que dar de alta a un usuario con un e-mail profesional para cada empleado, porque no debe hacerse con el personal; para calendar servicios, utilizan otra aplicación, que también está en línea: Calendy".
"Hay titulares de farmacias que incluso compran dispositivos para que sus empleados puedan descargar aplicaciones" (Alberto Gómez Ureña, de MV)
Sobre esto indica que hay titulares de farmacias que incluso compran dispositivos para que sus empleados puedan descargar aplicaciones. Y subraya también la situación de Galicia: "El Servicio Gallego de Salud (Sergas) tiene completamente bloqueada la red de la receta. Para pocer conectarte te tienen que meter en una lista blanca, aunque no es imposible".
Ejemplos de ineficiencia
En cuanto a más servicios, hay farmacias que emplean Microsoft Teams para campañas internas. "También se usa mucho Dropbox y GoogleDrive para almacenar documentación y compartir documentos. Pero hay que ir generando permisos. Después de cinco años de trabajo, ponte a buscar el documento. Es difícil también mantener el hilo de la conversación, al igual que whatsapp, que se emplea mucho en comunicación interna, y, además, con el móvil personal de los empleados. Y el orden ahorra muchísimo tiempo", explica quien ha visitado más de 500 farmacias para presentar MV y es testigo de cómo se pierde la información en las conversaciones: "Al final hay una ineficiencia en la gestión interna que es tremenda".
Por ello, con MV, "que es cloud, no requiere instalación y es través de la url", buscan aunar funcionalidades: generar anotaciones y asignación de tareas; calendario compartido para visualizar contenido propio, del equipo y de mis proveedores; mensajería interna y con proveedores; biblioteca de contenido y gestión documental, bajo un sistema; gestor de citas; escaparate de campañas y promociones, y un canal audiovisual.
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